Prazo de Guarda de Documentos: Tabela por Tipo para Pequenas Empresas

Q: O prazo de guarda começa na data do documento ou no vencimento?

Depende do tipo. Para documentos fiscais, o prazo começa no encerramento do exercício. Para contratos, no vencimento ou rescisão. Para holerites, na data do pagamento. Na dúvida, guarde a partir da data mais conservadora.

Q: Empresa em processo judicial pode descartar documentos com prazo vencido?

Não. Enquanto houver processo judicial ou trabalhista em curso relacionado ao documento, ele deve ser mantido independentemente do prazo de guarda. O prazo aplica-se apenas quando não há litígio pendente.

Q: Documentos digitais têm o mesmo prazo que documentos físicos?

Sim. O prazo de guarda independe do suporte físico ou digital. Uma NF-e em XML tem o mesmo prazo que uma nota impressa. O documento digital deve ser autêntico, íntegro e acessível durante todo o prazo, com backup redundante.

Destruir documento antes do prazo é infração. Guardar além do necessário é risco desnecessário sob a LGPD. O problema é que a legislação brasileira espalha os prazos por dezenas de leis diferentes: Código Tributário, CLT, Lei do FGTS, Código Civil. Nenhuma delas organiza o assunto de forma que o empresário consiga consultar em cinco minutos.

Esta tabela consolida os principais prazos de guarda para micro e pequenos negócios, com a base legal de cada um. Use-a como referência para organizar o memória passiva (12.02) do método EmpresaPro. Para cada documento com prazo vencido, aplique o protocolo de descarte seguro.

Importante: esta tabela não substitui assessoria jurídica

Os prazos indicados são os mais frequentemente aplicados a micro e pequenas empresas. Setores regulados (saúde, alimentos, financeiro) podem ter exigências específicas diferentes. Em caso de dúvida sobre um documento específico, consulte seu contador ou advogado.

DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS

Esta é a categoria com maior volume e os prazos mais rigorosos. A Receita Federal pode fiscalizar os últimos 5 anos de operações, o que significa que qualquer documento que suporte a escrituração fiscal precisa estar disponível nesse período mínimo.

Documento	Prazo mínimo	Base legal
Nota Fiscal (NF-e, NFS-e)	5 anos	CTN, art. 173
Livros contábeis (Diário, Razão)	5 anos	Código Civil, art. 1.194
DCTF e declarações federais	5 anos	CTN, art. 173
SPED Fiscal e Contábil	5 anos	IN RFB 787/2007
Guias de recolhimento (DARF, DAS)	5 anos	CTN, art. 173
Extratos bancários	5 anos	Código Civil, art. 206
Comprovantes de pagamento a fornecedores	5 anos	CTN, art. 173
IRPJ e CSLL (declaração anual)	5 anos	CTN, art. 173

Simples Nacional: mesmo prazo

Empresas no Simples Nacional seguem os mesmos 5 anos de prescrição fiscal. O DAS (Documento de Arrecadação do Simples) deve ser guardado junto com a declaração do PGDAS-D.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS

Esta é a categoria com os prazos mais longos. O prazo prescricional trabalhista é de 2 anos após o encerramento do contrato, mas o INSS e o FGTS têm prazos muito maiores. Guarde qualquer documento que prove relação de emprego, salário e recolhimento de encargos até o prazo mais longo aplicável.

Documento	Prazo mínimo	Base legal
Contratos de trabalho (CTPS, ficha de registro)	5 anos após demissão	CLT, art. 11
Folhas de pagamento (holerites)	10 anos	Lei 8.212/1991, art. 32
Guias de recolhimento do INSS (GPS)	10 anos	Lei 8.212/1991, art. 45
FGTS: GFIP e comprovantes de depósito	30 anos	Lei 8.036/1990, art. 23
Acordo e convenção coletiva de trabalho	5 anos após vigência	CLT, art. 614
Férias: avisos e recibos	5 anos	CLT, art. 11
eSocial: eventos de SST e treinamentos	10 anos	IN INSS 77/2015
Rescisões (TRCT, homologações)	5 anos após demissão	CLT, art. 11

FGTS: 30 anos não é exagero

O prazo de 30 anos do FGTS decorre da possibilidade de o trabalhador reclamar depósitos não efetuados até essa idade trabalhista. Empresas que descartam comprovantes de FGTS antes disso ficam sem prova de recolhimento em ações trabalhistas tardias.

DOCUMENTOS SOCIETÁRIOS E CONTRATOS CIVIS

Documento	Prazo mínimo	Base legal
Contrato social e todos os aditivos	Permanente	Código Civil, art. 1.150
Atas de reunião de sócios	Permanente	Código Civil, art. 1.075
CNPJ e inscrições fiscais	Permanente	RFB
Contratos com clientes e fornecedores	5 anos após vencimento	Código Civil, art. 206
Contratos de locação de imóvel	3 anos após encerramento	Lei 8.245/1991
Escrituras e registros de imóveis	Permanente	Lei 6.766/1979
Alvarás e licenças de funcionamento	5 anos após vencimento	Código Civil, art. 206

Documentos permanentes não vão para o arquivo morto

Contrato social, CNPJ, escrituras e atas de sócios ficam no 12.01 (documentos societários) para sempre, não no 12.04 (arquivo morto). São a identidade jurídica da empresa: descartá-los em qualquer hipótese é erro grave.

COMO APLICAR A TABELA NO ARQUIVO MORTO

Conhecer o prazo não resolve o problema sozinho. É preciso ter um sistema que aplique o prazo automaticamente a cada documento novo. Veja como fazer:

Etiquete o documento na entrada

No momento em que o documento chega ou é criado, anote na etiqueta ou na pasta digital: tipo do documento, data de criação e data de vencimento do prazo de guarda. Exemplo: "NF-e 2026 — guardar até 2031".

Organize o arquivo morto por ano

No 12.04, crie subpastas por ano de referência do documento, não pelo ano atual. Notas fiscais de 2022 ficam em "12.04/2022/Fiscal", não misturadas com 2023. Isso facilita a identificação dos documentos prontos para descarte.

Faça revisão anual em janeiro

Uma vez por ano, em janeiro, revise o arquivo morto com esta tabela em mãos. Identifique quais pastas anuais já atingiram o prazo de guarda e liste para o protocolo de descarte. Nunca descarte sem registrar.

DÚVIDAS FREQUENTES

Perguntas sobre prazos de guarda

As dúvidas mais comuns de quem organiza o arquivo pela primeira vez

Q:O prazo de guarda começa na data do documento ou no vencimento?

Depende do tipo. Para documentos fiscais (NF-e, DCTF), o prazo começa no encerramento do exercício a que se refere, não na data do documento. Para contratos, o prazo começa no vencimento ou rescisão. Para holerites, começa na data do pagamento. Na dúvida, guarde sempre a partir da data mais conservadora.

Q:Empresa em processo judicial pode descartar documentos com prazo vencido?

Não. Enquanto houver processo judicial, trabalhista ou administrativo em curso relacionado ao documento, ele deve ser mantido independentemente do prazo de guarda. O prazo de guarda aplica-se apenas quando não há litígio pendente. Consulte seu advogado antes de descartar qualquer coisa durante um processo.

Q:Documentos digitais têm o mesmo prazo que documentos físicos?

Sim, o prazo de guarda independe do suporte. Uma NF-e no XML da SEFAZ tem o mesmo prazo que uma nota fiscal impressa. O que importa é que o documento digital seja autêntico, íntegro e acessível durante todo o prazo. Isso significa backup redundante e formato que possa ser aberto no futuro (evite formatos proprietários obsoletos).

CONCLUSÃO: PRAZO CERTO, DESCARTE SEGURO

Guardar documento por mais tempo do que o necessário não é prudência: é risco de LGPD e desperdício de espaço. Guardar por menos tempo do que o obrigatório é infração. O prazo correto é o equilíbrio entre as duas exposições.

“Empresa organizada não guarda tudo para sempre nem descarta antes da hora. Guarda o necessário pelo tempo exato que a lei determina, registra o que foi destruído e dorme tranquila.”

Roberto Machado

Use esta tabela para fazer a revisão anual do arquivo morto em janeiro. Para documentos prontos para descarte, siga o protocolo de descarte seguro. Para documentos físicos que serão eliminados, considere digitalizar antes de descartar os que ainda estão dentro do prazo.