Organize a Gestão Documental e Preserve a Memória da Empresa

Por Roberto Machado01 mai, 26 | Leitura: 3 min

Documento empresarial guardado no lugar errado não é organização: é risco disfarçado de arquivo. Nota fiscal destruída antes do prazo, alvará vencido sem renovação, contrato encerrado misturado com vigente. Esses três erros aparecem em praticamente toda empresa que não tem um sistema formal de gestão documental. A pasta 12 do Arquivo Gestor EmpresaPro resolve os três: ela divide toda a documentação da empresa em duas subpastas com função definida, cada uma com prazo de guarda e responsável claro. Qualquer documento deve ser encontrado em menos de dois minutos.

O ponto de partida correto é o guia completo de como organizar os arquivos da empresa: ele explica a divisão entre memória ativa (12.01, com 14 tipos de documentos em trânsito) e memória passiva (12.02, com 9 grupos por esfera: Federal, Estadual, Municipal, Trabalho, Contratos, INSS, Sindical, Diversos e Guias de Recolhimento). Quem já tem papel espalhado começa pelo guia de arquivo físico, que mostra como montar o 12.01 em pastas AZ e o 12.02 em caixas por grupo e ano. Para reduzir o volume físico, o guia de digitalização de documentos cobre padrão de nomenclatura, ferramentas gratuitas e backup redundante. Para saber o que deve existir antes mesmo de organizar, o guia de documentos obrigatórios para a PME lista os itens por categoria: contratos, alvarás, certidões e registros trabalhistas. Para contratos com clientes e fornecedores, há um modelo de contrato de prestação de serviços editável pronto para usar, e para registrar o que se decide nas reuniões, um modelo de ata de reunião que guarda decisões, responsáveis e prazos na subpasta 12.02.05.10.

Com o arquivo organizado, duas perguntas surgem naturalmente: o que já pode ser jogado fora e como fazer isso sem infração. A tabela de prazos de guarda responde a primeira: DARF e DAS do 12.02.01 ficam 5 anos, guias de FGTS do 12.02.09 ficam 30 anos, contrato social do 12.02.05 é permanente. O guia de descarte de documentos responde a segunda: quando descartar, qual método de destruição usar para dados pessoais e como registrar o descarte no grupo 12.02.08 para fins da LGPD.

O CNPJ é o documento central de qualquer empresa e vive em múltiplas subpastas do 12.02. O guia o que é CNPJ explica a situação cadastral, os tipos de registro e quais documentos derivados do CNPJ ficam em cada grupo da memória passiva. Se precisar verificar os dados de um CNPJ na base da Receita Federal agora mesmo, a ferramenta abaixo faz isso em segundos. A trilha abaixo sugere a ordem de leitura para quem está montando o arquivo do zero.