Documentos para Enviar ao Contador: Checklist Mensal

O problema quase nunca é o empresário mandar documento de menos para o contador. É mandar tudo, misturado, no dia 28. Uma sacola de papel e um print de extrato pelo WhatsApp. O contador então para de ser contador e vira arquivista da sua empresa. E arquivista, ele cobra.

A lista de documentos para enviar ao contador é sempre a mesma, e essa é a boa notícia. São cerca de 40 minutos por mês separando os mesmos blocos, sempre na mesma ordem. Nos casos que acompanhei, é a diferença entre um fechamento tranquilo e uma ligação de emergência em cima do vencimento da guia.

QUAIS DOCUMENTOS ENVIAR AO CONTADOR TODO MÊS

O contador precisa de cinco blocos de documento por mês: o que você vendeu, o que você comprou, o que passou pelo banco e pelo caixa, o que aconteceu com a equipe e as guias que você pagou. Todo o resto é exceção.

A PASTA QUE JÁ EXISTE PARA ISSO: MEMÓRIA ATIVA

No método EmpresaPro, esse conjunto tem casa própria: a pasta 12.01, memória ativa, dentro da área 12 (Arquivos). Ela existe justamente porque esses documentos estão de passagem. Não são o arquivo definitivo da empresa: são o que está indo para o contador agora.

O ciclo é sempre o mesmo, e entender ele resolve metade da bagunça:

Depois de contabilizado, cada documento tem um endereço fixo. Não é você que decide na hora: já está definido.

Essa é a diferença prática entre a pasta de envio e o arquivo da empresa. Uma esvazia todo mês, a outra só cresce. Quem quiser entender a segunda parte da história, o que fica e por quanto tempo, vale ver quais documentos toda PME precisa ter guardados e a tabela de prazos de guarda, que diz por quantos anos cada tipo precisa sobreviver.

CHECKLIST DO MÊS PARA PREENCHER E IMPRIMIR

Abaixo está o checklist com os cinco blocos, item por item, com a pasta correspondente do método. Marque o que já separou e imprima como capa do envio, ou imprima em branco e use no papel. Ele não envia nada para lugar nenhum: é gerado no seu navegador.

QUANDO ENVIAR: A DATA DE CORTE QUE NINGUÉM COMBINA

Não existe uma data legal para você entregar documento ao seu contador. Existe prazo para as obrigações que ele precisa cumprir com o que você entregou. É por isso que a data de corte é uma combinação entre vocês dois, e é ela que quase nunca foi feita.

A regra prática é simples: entregue tudo nos primeiros dias úteis do mês seguinte ao mês fechado. O contador precisa de folga entre receber e apurar. Quem entrega no dia 18 está pedindo para o escritório trabalhar de véspera, e trabalho de véspera erra mais.

Sobre o que fazer com essa conversa depois, a pauta mensal de verificação com o escritório está detalhada no checklist de reunião com o contador. Envio e reunião são coisas diferentes: um é o que você manda, o outro é o que você pergunta.

OS 5 ERROS QUE FAZEM SEU CONTADOR COBRAR MAIS

Honorário contábil tem um componente que ninguém coloca no contrato: o tempo que o escritório gasta organizando o que deveria chegar organizado. Estes são os cinco que mais aparecem.

O primeiro da lista é o que mais volta. Resolver custa uma conta bancária separada e nada mais: veja como separar as finanças pessoais das empresariais.

COMO ENVIAR: PAPEL, DIGITAL OU PASTA COMPARTILHADA

A melhor forma de enviar é a que deixa rastro e não depende de ninguém lembrar de nada. Na prática, uma pasta compartilhada na nuvem com uma subpasta por competência resolve para a quase totalidade das PMEs.

Se a sua empresa ainda trabalha com muito papel, o caminho é digitalizar na entrada e não no fim do mês. O passo a passo está em como digitalizar os documentos da empresa, e a estrutura de pastas que sustenta isso no longo prazo está no sistema de gestão documental. O silo completo de organização de arquivos está no hub da área de Arquivos.

O QUE O CONTADOR NÃO PRECISA RECEBER

Mandar o que ele não pediu não é zelo: é ruído que atrasa o fechamento. Cada arquivo a mais é um arquivo que alguém precisa abrir, ler e descartar.

A lógica por trás das duas colunas é uma só. Documento sem efeito contábil no mês não entra no envio. Proposta que não virou venda é papel de vendas, não de contabilidade. Contrato vigente vai uma vez, quando é assinado, e depois só se mudar.

SE VOCÊ É CONTADOR E CHEGOU ATÉ AQUI

Este checklist é seu. Foi escrito do lado do cliente de propósito, porque cliente não obedece procedimento de escritório, mas segue lista quando a lista faz sentido para ele.

O tempo que o seu time gasta correndo atrás de documento não some porque o cliente melhorou. Some quando o cliente passa a ter uma rotina, e rotina começa com uma lista que ele entende.