Descarte de Documentos Empresariais: Como Eliminar Registros com Segurança Legal
Destruir documento antes do prazo é infração. Guardar além do necessário é risco de LGPD. Saiba quando e como descartar com protocolo formal e sem expor a empresa.
Jogar documento empresarial no lixo comum é erro em dois sentidos. Primeiro, pode ser uma infração à LGPD se o documento contém dados pessoais de clientes, funcionários ou fornecedores sem destruição adequada. Segundo, pode ser desperdício se o prazo de guarda ainda não venceu. A resposta certa não é guardar tudo para sempre nem descartar sem critério: é ter um protocolo.
O protocolo de descarte fica no grupo 12.02.08 (Diversos) da memória passiva do Arquivo Gestor EmpresaPro. Ele registra o que foi destruído, quando, por quem e com qual método. Sem esse registro, a empresa não tem como provar que destruiu documentos com dados pessoais de forma responsável, o que é exigência expressa da LGPD.
LGPD e descarte de documentos
QUANDO UM DOCUMENTO PODE SER DESCARTADO
A regra é simples: um documento só pode ser descartado quando as três condições abaixo forem verdadeiras ao mesmo tempo.
O prazo de guarda legal venceu
Consulte a tabela de prazos de guarda e confirme que o período mínimo foi cumprido. Para documentos fiscais, o prazo começa no encerramento do exercício, não na data do documento.
Não há processo judicial, trabalhista ou administrativo em aberto
Qualquer litígio pendente que possa envolver o documento suspende o prazo de descarte indefinidamente. Confirme com o jurídico antes de descartar documentos de qualquer funcionário desligado ou fornecedor com disputa em aberto.
O documento não é do tipo permanente
Contrato social, CNPJ, atas societárias, escrituras e registros de imóveis nunca são descartados. Esses documentos ficam na subpasta 12.01 para sempre.
MÉTODOS DE DESCARTE POR TIPO DE DOCUMENTO
O método de destruição deve ser proporcional à sensibilidade das informações contidas no documento. Não é preciso destruir uma fatura de energia com fragmentadora industrial, mas dados bancários de clientes exigem destruição segura.
| Tipo de documento | Método recomendado | Por quê |
|---|---|---|
| Dados pessoais de clientes ou funcionários | Fragmentadora de papel (cross-cut) ou empresa especializada | Obrigação LGPD: destruição que impossibilite reconstrução |
| Contratos encerrados sem dados pessoais | Fragmentadora simples ou reciclagem controlada | Evitar recomposição acidental, mas sem exigência legal específica |
| Notas fiscais e documentos fiscais | Reciclagem comum após confirmação do prazo | Sem dados pessoais sensíveis; contém CNPJ (dado público) |
| Arquivos digitais com dados pessoais | Sobreescrita segura (software de wipe) ou destruição física da mídia | Deletar arquivo não apaga os dados do HD; recuperação é trivial |
| Arquivos digitais sem dados sensíveis | Exclusão padrão do sistema operacional | Sem obrigação de destruição segura para dados não pessoais |
| HD, pen drive ou mídia com dados sensíveis | Destruição física (perfuração, trituração) ou empresa certificada | Sobreescrita de mídias danificadas pode ser incompleta |
Fragmentadora cross-cut vs. strip-cut
COMO MONTAR O PROTOCOLO DE DESCARTE
O protocolo de descarte é um registro simples que comprova que a destruição aconteceu de forma responsável. Pode ser uma planilha, um documento em PDF ou um formulário assinado. O que importa é que exista e seja arquivado.
Campos obrigatórios em cada registro de descarte:
Modelo de Registro de Descarte
Este registro vai assinado no grupo 12.02.08 (Diversos) e permanece arquivado por 5 anos.
- Confirmei o prazo de guarda na tabela de prazos
- Verifiquei que não há processo judicial, trabalhista ou administrativo em aberto
- O documento não é do tipo permanente (societário, escritura)
- Escolhi o método de destruição adequado para o tipo de dado
- O registro de descarte está preenchido e assinado
- Para dados digitais: confirmei sobreescrita ou destruição física da mídia
DÚVIDAS FREQUENTES
Perguntas sobre descarte de documentos
O que os empresários perguntam ao montar o protocolo de descarte
Q:Posso contratar empresa para destruir os documentos?
Sim. Empresas de gestão de documentos oferecem serviços de destruição segura com certificado de destruição. O certificado emitido pela empresa substitui o registro interno de descarte para fins de LGPD. Exija o certificado e arquive-o no grupo 12.02.08 (Diversos). Para volumes pequenos, a fragmentadora própria é suficiente. Para grandes volumes de documentos confidenciais, o serviço especializado é mais prático e auditável.
Q:O registro de descarte precisa ser guardado por quanto tempo?
O registro de descarte deve ser guardado por 5 anos após a destruição. Ele é o único documento que prova que a empresa cumpriu as obrigações da LGPD em relação aos dados pessoais destruídos. Armazene os registros de descarte na grupo 12.02.08 (Diversos) da memória passiva, em ordem cronológica.
Q:Deletar um arquivo do computador é suficiente para dados pessoais?
Não. Quando você deleta um arquivo, o sistema operacional apenas marca o espaço como disponível; os dados continuam fisicamente no disco até serem sobreescritos. Para dados pessoais, use software de sobreescrita segura (Eraser, Bleachbit) ou destrua fisicamente a mídia. Para SSDs, a destruição física é mais confiável que qualquer software, pois a sobreescrita pode ser incompleta por causa do controlador.
CONCLUSÃO: DESCARTE SEGURO É PROTOCOLO, NÃO IMPROVISO
A empresa que joga documentos no lixo sem triagem, que deleta arquivos sem sobreescrita e que não registra o que foi destruído está exposta em duas frentes: fiscalização trabalhista (documento destruído antes do prazo) e ANPD (dado pessoal descartado sem protocolo adequado). Os dois riscos têm solução com o mesmo protocolo.
“Descarte responsável não é sobre como você destrói o documento. É sobre quando, com que registro e com qual prova de que os dados não podem mais ser recuperados.”
Roberto Machado
Para saber o que pode ser descartado agora, consulte a tabela de prazos de guarda. Para o que ainda está dentro do prazo, a alternativa é digitalizar e destruir o papel seguindo o protocolo de fidelidade ao original.
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