Como Calcular o IRRF na Folha de Pagamento (2026)

A maioria dos guias de Imposto de Renda fala com quem recebe o salário. Este aqui fala com quem assina a folha. Faz diferença: no IRRF, quem calcula, desconta e repassa o imposto à Receita é a empresa, não o funcionário. Errar essa conta não é um problema do trabalhador, é um passivo seu. E em 2026 a conta mudou.

Nos negócios que acompanhei em 25 anos, vi muito empresário tratar o IRRF como assunto do contador e só descobrir que reteve errado na hora da fiscalização. O problema é que reter a menos gera autuação e multa para a empresa, e reter a mais tira dinheiro de quem trabalha. Você não precisa virar contador, mas precisa saber conferir a conta. É o que vou destrinchar aqui, com uma calculadora para você simular cada caso.

QUEM RETÉM O IRRF É A EMPRESA

Esse é o ponto que muda tudo. No IRRF, a responsabilidade pela retenção é da fonte pagadora, ou seja, da sua empresa. Se a folha desconta menos imposto do que devia, quem responde no fisco é o empregador, não o funcionário. Por isso eu insisto: calcular IRRF não é favor que você faz ao trabalhador, é obrigação legal sua, e o erro tem dono.

O IRRF aparece no holerite ao lado do INSS, mas tem natureza diferente. O INSS tem teto e tabela própria; o IRRF depende do que sobra depois do INSS e das deduções. Antes de entrar na conta, vale ter clara a estrutura da folha de pagamento da pequena empresa, porque o IRRF é a última peça que se calcula nela.

O PASSO A PASSO DO CÁLCULO DO IRRF

O cálculo tem uma ordem que muita gente inverte, e a ordem importa. São quatro passos:

1. Desconte o INSS do salário bruto. No CLT, é a tabela progressiva (faixa a faixa); no pró-labore do sócio, são 11% até o teto.
2. Defina a base de cálculo pela opção mais vantajosa: deduções legais (INSS mais R$ 189,59 por dependente) ou o desconto simplificado de R$ 607,20, que substitui todas as deduções.
3. Aplique a tabela progressiva sobre a base: alíquota da faixa menos a parcela a deduzir.
4. Aplique a redução de 2026 (Lei 15.270/2025) sobre o imposto apurado, que zera quem ganha até R$ 5.000.

A folha é obrigada a usar a base que gera o menor imposto para o trabalhador. Na prática, salários menores quase sempre se beneficiam do desconto simplificado; quem tem muitos dependentes costuma se sair melhor pelas deduções legais. Esta é a tabela progressiva mensal que vale em 2026:

Em vez de fazer essa conta na mão toda vez, use a calculadora abaixo. Ela pede o vínculo (CLT ou pró-labore), desconta o INSS certo, compara as duas bases automaticamente, aplica a redução de 2026 e ainda mostra a memória de cálculo passo a passo, para você conferir de onde saiu cada número:

A ISENÇÃO DE 2026: ATÉ R$ 5.000 NÃO RETÉM NADA

A novidade que mais mexe com a folha das pequenas empresas é a Lei 15.270/2025. A partir de janeiro de 2026, quem recebe até R$ 5.000 por mês fica isento de IRRF. Entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350 existe uma redução decrescente, calculada pela fórmula R$ 978,62 menos 0,133145 vezes o salário bruto. Acima de R$ 7.350, a tabela vale por inteiro, sem redução.

Na maioria das equipes de micro e pequena empresa, isso significa que boa parte do time deixou de ter IRRF na folha em 2026. Mas cuidado com a leitura: a isenção é da retenção mensal, não da obrigação. O funcionário isento continua na folha e no eSocial, e quem retira um pró-labore mais alto continua tributado normalmente.

O PRÓ-LABORE DO SÓCIO ENTRA NA MESMA CONTA

O dono costuma cuidar do IRRF da equipe e esquecer do próprio. O pró-labore tem IRRF como qualquer salário, mas com uma diferença no INSS: o sócio é contribuinte individual e a empresa retém 11% sobre o pró-labore, até o teto, em vez da tabela progressiva. Como o INSS muda, a base do IR muda e o imposto retido também.

Definir um pró-labore coerente é decisão de gestão, não palpite. Vale entender o que é pró-labore e como definir o valor antes de fechar a retirada do mês, porque um número escolhido no chute distorce o IRRF, o INSS e a sua própria declaração lá na frente.

OS ERROS DE IRRF QUE VIRAM PASSIVO

Como o erro de retenção é da empresa, vale conhecer os tropeços mais comuns que eu vejo na prática:

• Calcular o IR sobre o bruto: a base é o salário menos o INSS e as deduções, nunca o bruto cheio. Esquecer o INSS infla o imposto.
• Não comparar as duas bases: aplicar sempre as deduções legais sem testar o desconto simplificado (ou o contrário) faz a empresa reter mais do que devia.
• Misturar IRRF de 13º: o 13º tem tributação exclusiva, calculada à parte, e não se soma ao salário do mês para fins de IRRF.
• Ignorar a redução de 2026: usar a tabela antiga sem aplicar a redução da Lei 15.270 faz reter imposto de quem está isento.

O que protege a empresa nessas horas é a mesma coisa de sempre: processo e papel guardado. O valor retido é declarado no eSocial e recolhido em DARF, e os holerites e relatórios de folha precisam ficar arquivados. Essa rotina mora na pasta de Funcionários do Arquivo Gestor, do mesmo jeito que o cálculo da rescisão: quando a fiscalização bate, quem tem o histórico organizado não perde noite de sono.

CONTA CONFERIDA, FOLHA SEM SUSTO

O IRRF parece assunto de especialista, mas a lógica é fechada: desconta o INSS, escolhe a melhor base, aplica a tabela e a redução de 2026. Você não precisa fazer isso no papel, mas precisa saber conferir o que o sistema de folha entregou, porque o erro de retenção é seu.

Empresário que confere a folha não é refém do sistema nem da surpresa na fiscalização.

Use a calculadora acima para simular cada salário e o seu pró-labore, e mantenha os relatórios de folha arquivados. Para os demais temas de gestão de pessoas, veja a área de Funcionários.