Folha de Ponto: Modelo para Imprimir e Regras do Controle
Modelo de folha de ponto grátis para preencher e imprimir, com feriados já marcados, e as regras: quem é obrigado, o que o TST mudou e como não perder a ação.
A folha de ponto não serve para vigiar funcionário. Serve para ganhar uma ação trabalhista que ainda não existe. Quando ela chega, três anos depois, só uma pergunta importa: quem tem o papel? Se for você, a jornada é a que está anotada. Se não for, a jornada é a que o ex-funcionário escrever.
Abaixo está um modelo de folha de ponto para preencher e imprimir, com os dias do mês, os domingos e os feriados nacionais já marcados. Depois dele, as regras que decidem se você é obrigado a usar, o que o TST mudou na conta dos 20 funcionários e os erros que transformam a folha em prova contra você.
O que é a folha de ponto?
Folha de ponto é o registro diário dos horários de entrada, saída e intervalo de cada funcionário. É obrigatória para empresas com mais de 20 trabalhadores (art. 74, § 2º, da CLT) e pode ser manual, mecânica ou eletrônica. Abaixo desse número a lei dispensa, mas é ela que prova a jornada se houver cobrança de hora extra.
MODELO DE FOLHA DE PONTO PARA PREENCHER E IMPRIMIR
Preencha empresa, funcionário e mês, e imprima uma folha por pessoa. O modelo sai em A4, com uma linha por dia, colunas de entrada, intervalo, retorno, saída e horas extras, campo de rubrica diária e a declaração com as duas assinaturas no rodapé. Quer preencher tudo à caneta? Use o botão de imprimir em branco.
O modelo marca só os feriados nacionais, que valem no país inteiro. Feriado estadual e municipal muda de cidade para cidade: risque o dia na folha impressa antes de entregar ao funcionário.
QUEM É OBRIGADO A TER CONTROLE DE PONTO
É obrigado quem tem mais de 20 trabalhadores. A regra está no artigo 74, § 2º, da CLT, com a redação da Lei 13.874/2019, que subiu o limite de 10 para 20. Até 20, a lei não exige registro de jornada.
| Sua situação | É obrigado? | O que acontece sem ponto |
|---|---|---|
| Até 20 funcionários, somando todas as unidades | Não | Numa ação de hora extra, o funcionário precisa provar a jornada. Vira palavra contra palavra, decidida por testemunha |
| Mais de 20 funcionários na empresa | Sim | O juiz presume verdadeira a jornada que o funcionário alegou (Súmula 338 do TST) |
| Mais de 20, com ponto de horário idêntico todo dia | Sim, e a folha não vale | A folha "britânica" é descartada como prova e o efeito é o mesmo de não ter ponto |
| Funcionário que trabalha fora da empresa | Sim, se a empresa passa de 20 | O registro fica com o funcionário (art. 74, § 3º), mas a obrigação é sua |
A lei fala em "estabelecimento", e por anos a leitura comum foi contar unidade por unidade. O TST não lê assim. Em março de 2024, a SDI-I (a seção que uniformiza a jurisprudência do tribunal) decidiu que "estabelecimento" quer dizer o empregador, e que se conta o total de trabalhadores da empresa, não de cada loja ou filial (E-RR-11688-55.2017.5.03.0033). Em 2026, a 7ª Turma aplicou o mesmo entendimento e condenou uma empresa a pagar hora extra por não ter cartão de ponto numa unidade pequena.
Na prática: quem tem três lojas com oito funcionários cada olhava loja por loja e se achava dispensado. Para o TST, essa empresa tem 24 trabalhadores e está obrigada a registrar a jornada em todas as unidades, inclusive na menor. Não é texto de lei, é interpretação de tribunal. Mas é a interpretação de quem vai julgar o seu caso, e apostar contra ela costuma sair caro.
QUANTO CUSTA NÃO TER A FOLHA DE PONTO
Uma hora extra por dia, alegada e sem papel para contestar, vira cerca de R$ 18 mil em cinco anos para um salário de R$ 2.000. E isso antes dos reflexos. A conta é curta, e vale fazer uma vez para nunca mais achar que folha de ponto é burocracia.
- Salário de R$ 2.000 ÷ 220 horas = R$ 9,09 a hora normal
- Com adicional de 50% = R$ 13,64 a hora extra
- 1 hora por dia × 22 dias = R$ 300 por mês
- × 60 meses (os cinco anos que a lei deixa cobrar) = R$ 18.000
- Depois disso ainda entram DSR, 13º, férias com um terço, FGTS, juros e correção.
Uma folha de papel por mês, assinada, custa centavos. A diferença entre as duas colunas é o argumento inteiro deste artigo. Para fazer a conta com o salário e as horas reais da sua equipe, use a calculadora de hora extra, que já soma os reflexos.
FOLHA MANUAL, RELÓGIO OU APLICATIVO: QUAL USAR
Os três valem. A CLT aceita registro manual, mecânico ou eletrônico, e o eletrônico segue a Portaria 671/2021 do Ministério do Trabalho. A escolha é de custo e de confiança no dado, não de legalidade.
| Tipo | Como funciona | Faz sentido quando |
|---|---|---|
| Folha manual | O funcionário anota os horários à caneta e assina | Equipe pequena, numa unidade só, com dono por perto para conferir |
| Relógio cartográfico (mecânico) | Carimba o horário num cartão de papel | Quem quer o horário impresso pela máquina, sem depender de software |
| REP-C (relógio eletrônico) | Equipamento certificado que imprime comprovante a cada marcação | Muitos funcionários no mesmo endereço |
| REP-P (aplicativo ou sistema) | Marcação pelo celular ou computador, em programa que cumpre a Portaria 671 | Equipe externa ou em várias unidades |
| REP-A (sistema alternativo) | Sistema próprio de registro | Só com autorização em acordo ou convenção coletiva |
Minha opinião, depois de 25 anos olhando a rotina de pequena empresa: o problema quase nunca é o tipo de registro. É ninguém conferir. Relógio caro com marcação que ninguém lê protege tão pouco quanto folha esquecida na gaveta. Comece pela folha de papel, confira toda semana e só troque por sistema quando a conferência manual começar a tomar mais de uma hora por mês. Se for contratar aplicativo, peça ao fornecedor o atestado técnico da Portaria 671: sem ele, o registro eletrônico perde o valor que você está pagando para ter.
COMO PREENCHER A FOLHA DE PONTO
Preencha com o horário real, todos os dias, pela mão do próprio funcionário, e feche o mês com as duas assinaturas. Parece óbvio. É exatamente onde a maioria das folhas perde o valor.
Entrada, saída e, se não for pré-assinalado, o intervalo
Passo 1 de 5
A anotação é diária e feita por quem trabalhou. Folha preenchida pelo chefe no fim do mês, com a mesma letra para todo mundo, é a primeira coisa que o advogado do outro lado aponta.
8h03, 17h12: é isso que dá credibilidade
Passo 2 de 5
Anote o horário que aconteceu, não o do contrato. Variação de até 5 minutos na entrada e 5 na saída, até 10 por dia, não conta como hora extra (art. 58, § 1º, da CLT). Folha com 8h00 e 17h00 todos os dias é o chamado ponto britânico, e não vale como prova.
A pré-assinalação é permitida pela própria CLT
Passo 3 de 5
O art. 74, § 2º, autoriza pré-assinalar o intervalo de repouso. O modelo acima já sai com ele impresso. Se num dia o funcionário almoçou em 30 minutos em vez de 1 hora, corrija na linha daquele dia: intervalo não concedido também gera pagamento.
Some no fim do mês e leve para a folha de pagamento
Passo 4 de 5
Anote as horas extras do dia e some no rodapé. É esse total que vai para a folha de pagamento do mês. Hora extra que existe na folha de ponto e não aparece no holerite é confissão por escrito.
Funcionário e empregador, uma folha por pessoa
Passo 5 de 5
Os dois assinam a declaração do rodapé quando o mês fecha. Depois, a folha vai para o arquivo junto com a folha de pagamento daquele mês e fica guardada por cinco anos.
Desde 2019 a CLT permite o registro de ponto por exceção (art. 74, § 4º): o funcionário anota só as horas extras, faltas e atrasos, e o resto se presume igual à jornada contratual. A condição é ter acordo individual escrito, convenção ou acordo coletivo. Sem esse papel assinado antes, o ponto por exceção é só ausência de ponto com outro nome.
OS ERROS QUE TRANSFORMAM A FOLHA EM PROVA CONTRA VOCÊ
Folha de ponto mal feita é pior que nenhuma: ela não só deixa de te defender, como documenta o que o funcionário vai cobrar. Os cinco erros mais comuns:
ONDE GUARDAR A FOLHA DE PONTO
Guarde por mês, com todos os funcionários juntos, ao lado da folha de pagamento daquele mês. No Arquivo Gestor EmpresaPro, esse lugar é a pasta 12.02.09.10 (Folhas de Pagamento e Relatórios Mensais de Ponto). E repare no detalhe: a folha de ponto não vai para o prontuário individual do funcionário, a pasta 09.07.
A lógica é de uso. Prontuário se consulta por pessoa. Ponto se consulta por mês. Quando o contador pede o ponto de março para fechar a folha, você pega uma pasta, não catorze. E quando chega a reclamação de quem saiu há três anos, o mês está inteiro, não espalhado. A lista completa do que guardar e por quanto tempo está em documentos obrigatórios da empresa.
“A folha de ponto é o único documento da empresa que o funcionário assina contra ele mesmo e a seu favor ao mesmo tempo. Quem joga fora entrega a caneta para o outro lado.”
Roberto Machado
Perguntas Frequentes
O que mais chega sobre folha e controle de ponto
Q:Empresa com menos de 20 funcionários precisa de folha de ponto?
Não é obrigada. O art. 74 da CLT só exige o registro acima de 20 trabalhadores, contados na empresa inteira, segundo o TST. Mas sem folha de ponto, numa ação de hora extra, a discussão vira palavra contra palavra e quem decide é a testemunha. Por isso vale manter mesmo sem obrigação.
Q:Folha de ponto manual ainda vale em 2026?
Vale. O art. 74, § 2º, da CLT aceita registro manual, mecânico ou eletrônico. A folha manual precisa ser preenchida diariamente pelo próprio funcionário, com o horário real, e assinada no fim do mês. O que a invalida não é ser de papel, é ter horários idênticos todos os dias.
Q:Por quanto tempo devo guardar a folha de ponto?
Por cinco anos. O funcionário pode cobrar diferenças dos últimos cinco anos, desde que entre com a ação em até dois anos depois do fim do contrato (art. 7º, XXIX, da Constituição). Jogar fora antes disso é destruir a própria defesa.
Q:O horário do almoço precisa ser anotado todo dia?
Não. A CLT permite pré-assinalar o período de repouso: a folha já vem com o horário do intervalo impresso. Se num dia o intervalo foi menor, corrija na linha daquele dia, porque intervalo não concedido também gera pagamento.
Q:O que é ponto britânico?
É a folha de ponto com horários de entrada e saída idênticos todos os dias, como 8h00 e 17h00 no mês inteiro. Pela Súmula 338 do TST, ela não vale como prova, e a jornada alegada pelo funcionário passa a ser presumida verdadeira.
UMA FOLHA POR MÊS CONTRA CINCO ANOS DE PALAVRA CONTRA PALAVRA
A folha de ponto é o documento mais barato da empresa e um dos mais caros de não ter. Acima de 20 funcionários, somando todas as unidades, é obrigação. Abaixo disso, é seguro. Em qualquer caso, ela só protege se tiver o horário real, a mão do funcionário, as duas assinaturas e cinco anos de arquivo.
Imprima a folha do mês agora, entregue a cada funcionário amanhã e confira na sexta-feira.
O total de horas extras que sair dela vai para a folha de pagamento, e o valor de cada hora você confere em como calcular hora extra. Para os demais artigos sobre jornada, folha e gestão de pessoas, veja a área de Funcionários.
Produzido por Roberto Machado com assistência de IA e revisão editorial.
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